BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar
Belakang
UKM (Usaha Kecil Menengah) memegang
peranan yang sangat besar dalam memajukan perekonomian Indonesia. Selain
sebagai salah satu alternatif lapangan kerja baru, UKM juga berperan dalam
mendorong laju pertumbuhan ekonomi pasca krisis moneter tahun 1997 di saat
perusahaan-perusahaan besar mengalami kesulitan dalam mengembangkan usahanya. Saat
ini,UKM telah berkontribusi besar pada pendapatan daerah maupun pendapatan
Negara Indonesia.
UKM merupakan
suatu bentuk usaha kecil masyarakat yang pendiriannya berdasarkan inisiatif
seseorang. Sebagian besar masyarakat beranggapan bahwa UKM hanya menguntungkan
pihak-pihak tertentu saja. Padahal sebenarnya UKM sangat berperan dalam
mengurangi tingkat pengangguran yang ada di Indonesia. UKM dapat menyerap
banyak tenaga kerja Indonesia yang masih mengganggur. Selain itu UKM telah
berkontribusi besar pada pendapatan daerah maupun pendapatan negara Indonesia.
Diperlukannya sistem administrasi
yang baik agar kita dapat mengetahui berapa besar keuntungan yang diperoleh
apabila kita membuka sebuah usaha kecil dan menengah, dan juga untuk mengetahui cara mengelola usaha kecil
dan menengah dengan baik, sehingga memperoleh laba yang cukup besar. untuk
membangun sebuah usaha awal.
Maka dari itu kami melakukan
observasi untuk melihat seberapa dalam sistem pengadministrasian yang
diterapkan oleh salah satu UKM yang ada di Sukabumi.
1.2. Tujuan
Tujuan dalam
penulisan makalah ini adalah untuk menambah pengetahuan dan diharapkan
bermanfaat bagi kita semua. Juga
untuk mengetahui sistem pengadministrasian di sebuah perusahaan menengah
kebawah.
BAB
II
PEMBAHASAN
Cafe Udin Ramen adalah perusahaan yang
bergerak di bidang jasa makanan. Selama ini sistem administrasi yang dilakukan
masih secara manual, sehingga kerapkali didapatkan proses kerja yang lama.
Masalah lain yang didapati adalah perusahaan ini belum memiliki sistem untuk
mencatat jumlah stok inventori yang terdapat di dapur, sehingga bagian
inventori tidak dapat mengetahui jika terdapat kekurangan stok di dapur. Dengan
semua masalah tersebut, penulis ingin membangun sistem administrasi dengan
benar dan terstruktur.
- Cost
control
Guna
terciptanya sistem administrasi yang baik dan teratur, maka sebuah cafe
sebaiknya mempunyai bagian yang mengerjakan bidang cost control. Yakni bagian
yang mengurusi, mulai dari bagian pembelian, penyimpanan hingga penghitungan
biaya produksi, supaya setiap bulan dapat dicatat berapa biaya produksi yang
dikeluarkan oleh bagian dapur.
Ada standar
tertentu agar biaya produksi makanan dan minuman tidak berlebih, misalnya untuk
biaya produksi makanan antara 30 – 35%, sedangkan biaya minuman antara 18 –
20%. Bila biaya makanan dan minuman melebihi standar atau di bawah standar,
maka bagian cost control harus menganalisa penyebab naik dan turunnya biaya.
Karena bila terlalu tinggi akan mempengaruhi tingkat keuntungan (merugikan
pengusaha) dan bila terlalu rendah mengurangi porsi atau mutu makanan/ minuman
dan ini merugikan konsumen/pelanggan.
Keberadaan
bagian cost control, di samping untuk mengendalikan biaya produksi, juga untuk
memonitor pemakaian bahan-bahan yang digunakan oleh bagian dapur dan bar.
- Pengendali biaya
operasional
Bagian kedua
dalam pengelolaan cafe adalah bagian yang menangani biaya operasional setiap
bulan dari cafe. Bagian ini menangani biaya gaji, biaya karyawan, biaya
langsung, biaya utilitas, biaya pemasaran, biaya perbaikan, biaya umum dan
administrasi, biaya sewa. Biaya-biaya ini adalah biaya yang setiap bulan
dikeluarkan oleh cafe. Setiap biaya ada anggarannya sehingga setiap bulan
aktualisasi dari tiap biaya pasti dicatat oleh bagian akunting untuk dicatat
dalam laporan keuangan. Secara keseluruhan biaya ini adalah antara 35 - 40%.
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas naik/ turunnya biaya-biaya di
atas. Sebagai manajer, dia minimum harus mengerti laporan keuangan yang
disampaikan/disiapkan oleh bagian akuntansi. Selanjutnya dia bisa
membicarakannya dengan manajer akuntansi.
- Absensi
Karyawan
Absensi
atau kartu jam hadir adalah dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di
perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa,
dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
Pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian
yaitu pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan pencatatan waktu
kerja (shop time keeping).
Pencatatan jam
hadir pada hadir pada kartu jam hadir yang dilakukan oleh setiap
pegawai/pekerja bisa mempengaruhi gaji bersih/take home pay yang akan diterima
oleh pegawai setiap bulannya. Karena apabila pegawai/pekerja lupa atau tidak
mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir akan mempengaruhi
komponen-komponen yang ada pada gaji, terutama sekali pada pos tunjangan,
karena tunjangan yang diberikan perusahaan kepada setiap pegawai/pekerja
tergantung dari beberapa banyak pegawai/pekerja hadir pada jam kerja. Seperti
tunjangan makan dan transportasi, jika pegawai/pekerja tidak mencatatkan jam
hadirnya pada kartu jam hadir maka tunjangan makan dan transpotasinya yang
diterima pegawai/pekerja setiap bulannya akan berkurang dan akan mempengaruhi
gaji bersih yang diterima pegawai/pekerja tersebut.
Pencatatan waktu
hadir dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir karyawan
dalam suatu periode pembayaran dan kadang-kadang juga mengenai tarif upah untuk
pekerjaan yang dilakukan. Pencatatan waktu kerja dimaksudkan untuk mencatat jam
kerja sesungguhnya yang digunakan oleh karyawan dalam setiap pekerjaan (job)
atau departemennya. Catatan waktu kerja ini dapat digunakan untuk mengecek
catatan waktu hadir dan juga mendapatkan data produksi yang diperlukan untuk
distribusi upah dan gaji dan perhitungan intensif.
Absensi catatan
tangan biasanya ada diperusahaan-perusahaan kecil. Setiap karyawan tiba atau
pulang kantor.
Kelebihan
absensi catatan tangan adalah murah dan mudah.
- Tugas
dan sistem administrasi kasir
Berikut
adalah tugas dan sistem pengadministrasian yang sebaiknya dilakukan oleh kasir
di Cafe Udin Ramen :
1. Membersihkan
dan merapikan area kasir yang meliputi : Meja kasir, komputer kasir, printer,
lantai, vas bunga (jika ada), dan tempat sampah area kasir.
2. Memastikan
komputer kasir dan printernya berfungsi dengan baik. Segera laporkan
kepada supervisor atau captain waiter jika ditemukan adanya error pada program
kasir (POS) dan atau printernya.
3. Cek dan
hitung ulang uang modal kasir dan uang receh atau pecahan yang berfungsi
sebagai uang tukaran
4. Melakukan
transaksi dengan baik, ramah,cepat, dan akurat.
5. Menjawab
telfon masuk dengan baik sesuai SOP menerima telfon
6. Mencatat
pesanan konsumen dengan jelas dan benar di buku pesanan :
- Nama,
alamat, dan nomor telfon konsumen
- Tanggal
pesanan diterima
- Tanggal
pesanan harus dikerjakan
- Uang
panjar atau Down payment (jika ada)
7. Koordinasi
dengan supervisor atau captain waiter jika ada complaint atau keluhan dari
konsumen atau pelanggan untuk segera ditindak lanjuti dengan cepat dan tepat.
8. Mendata dan
menyimpan barang milik tamu atau konsumen yang tertinggal di restoran.
mencatatnya di buku barang tertinggal. Kasir restoran wajib mempunyai buku ini.
9. Mentutup
kasir :
Cuci kasir atau
clean transaction di lakukan di tiap akhir shift
Penghitungan
sales dan pengeluaran dilakukan bersama supervisor atau captain waiter.
melakukan rekap kasir bersama accounting restoran.
10. Membersihkan
kembali area kasir
11. Serah terima
modal dengan kasir berikutnya untuk shift pagi, dan serah terima modal dengan
supervisor atau captain waiter untuk kasir di shift terakhir pada saat akan
tutup atau closing restoran. Jika restoran operasional selama 24 jam, maka
penyerahan modal biasanya diberikan kepada accounting restoran atau pety cash.
- Tugas
dan sistem administrasi staff administrasi
Tanggung Jawab :
Kelancaran dan
keakuratan data penjualan dan data tagihan
Tugas-tugas
berkaitan dengan :
Data
Penjualan
1. Mencatat dan
memeriksa status data penjualan mana yang sudah masuk dan yang belum agar
memudahkan untuk menindaklanjuti kekurangannya.
2. Menginput
data penjualan setiap hari dengan teliti benar dan tepat.
3. Melakukan
penagihan dan menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian.
4. Segera
melaporkan masalah abnormal (misalnya gangguan teknis penginputan /komputer,
keterlambatan data ) kepada Supervisor Adm.untuk ditindaklanjuti
Cek
Hasil Input
1. Memeriksa
ulang setiap data yang sudah di input agar tidak terjadi kesalahan
2. Melakukan
cross check dengan customers jika menemukan selisih antara harga jual di faktur
dengan data komputer.
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan
Dengan
pemaparan sistem pengadministrasian Dalam menyiapkan suatu
usaha baru, tentunya harus diperhitungkan dengan rinci agar segala sesuatunya
bisa terlaksana sesuai harapan. Begitu pula usaha restoran, modal yang besar
dan produk atau pun koki yang ahli saja tidaklah cukup. Apalagi jika kita
merencanakan untuk membuka tidak hanya satu outlet saja karena melihat ada
peluang menjadikannya sebagai Master Franchise.
B. Saran
Apa yang harus
dilakukan oleh pemilik perusahaan/cafe? Seperti kita menjalankan sebuah
mesin/mobil, agar mobil bisa berjalan baik, maka perlu pemeliharaan yang baik
dan teratur, mengganti oli dengan baik dan melakukan servis secara berkala,
serta janganlah melupakan hal-hal yang rutin dan kontinu.
Melaksanakan
program pelatihan secara teratur dalam satu tahun dengan topik yang
berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan agar karyawan tidak merasa jenuh atau
program diberikan sebagai bagian dari motivasi karyawan untuk terbangunnya
inspirasi dalam bekerja. Untuk karyawan level bawah berikan program motivasi
dan pengembangan pengetahuan agar semangat kerja mereka tetap terbangun; untuk
level supervisor dapat diberikan pelatihan mengenai kepemimpinan (leadership);
untuk membangun kebersamaan bisa diberikan pelatihan Team-work atau
pelatihan-pelatihan yang bersifat teknis seperti: Taking order, Handling complaint,
Up-selling skills, Bartending, Kitchen knowledge, Hygiene & Sanitation.
Program-program
di atas sangat berguna dalam rangka membuang rasa jenuh dan rutin dengan
pekerjaan yang mereka sudah tahu namun perlu dikembangkan. Inilah upaya yang
dapat membantu pemilik restoran untuk menghentikan kebosanan dan menghindari
keluar-masuk karyawan.
DAFTAR PUSTAKA
Foodservice
Today. “3 kiat sukses bisnis restoran”
diakses dari
http://foodservicetoday.co.id/page/content/3_kiat_sukses_bisnis_restoran/Beyond-The-Star
Izdihar, Dias.
(2015) “Tugas Kasir di Restoran” Diakses dari
http://www.restofocus.com/2014/12/tugas-kasir-di-restoran.html?m=1
Nurwijayanti,
Irma. (2014) “Tugas dan tanggung jawab staff administrasi bisnis” diakses dari
http://amiekudo.blogspot.co.id/2014/10/tugas-dan-tanggung-jawab-staff.html?m=1
Riadi,
Muchlisin. “Pengertian dan jenis-jenis absensi” diakses dari
http://www.kajianpustaka.com/2014/04/pengertian-dan-jenis-jenis-absensi.html?m=1
Has laoreet percipitur ad. Vide interesset in mei, no his legimus verterem. Et nostrum imperdiet appellantur usu, mnesarchum referrentur id vim.
0 komentar:
Posting Komentar